1. Goede dossier opbouw is essentieel – besteed hier aandacht aan!
Een werknemer, die al eens duidelijk (schriftelijk) is gewaarschuwd dat bepaald gedrag niet wordt getolereerd, is op enig moment gewoon af. Het is belangrijk om goed aan te geven wat je als werkgever verwacht, en uiteraard moet dit ook redelijk zijn. Voldoet een werknemer niet aan deze verwachtingen, dan dient hij/zij hierop te worden aangesproken. Zo heeft de werknemer ook de kans zijn reactie hierop te geven – misschien was er een misverstand of een goede reden voor zijn gedrag. Deze ‘hoor en wederhoor’ en de boodschap van de werkgever: ‘dit niet meer, anders volgen er ontslagmaatregelen’ kunnen het beste schriftelijk worden vastgelegd, bij voorkeur tekent de werknemer de brief voor ontvangst.
Veel werkgevers en werknemers menen ten onrechte dat werknemers ‘recht hebben’ op meerdere waarschuwingen – dat is niet per definitie zo maar is afhankelijk van onder meer de ernst en de aard van de verweten gedraging en eventuele bepalingen in handboek en/of CAO.
2. Gebruik goed geformuleerde arbeidscontracten
Vaak zien we arbeidscontracten waarin van alles geknipt en geplakt is. Dat kan heel lang goed gaan, maar vroeg of laat gaat het toch fout.
Tijdelijke contracten zonder tussentijdse opzegtermijn bijvoorbeeld – die kunnen niet tussentijds worden opgezegd, indien het allemaal erg tegenvalt. De werkgever dient dan de hele rit uit te zitten, in ieder geval wat de salarisbetaling betreft. Dit kan de werkgever voorkomen door in het contract voor bepaalde tijd een tussentijdse opzegtermijn op te nemen. Die opzegmogelijkheid moet gelden voor zowel de werkgever als de werknemer. Overigens is voor de daadwerkelijke opzegging nog wel een ontslagvergunning nodig van het UWV, hetgeen ook tijd kost, maar het is in ieder geval sterk aan te raden zo’n tussentijds opzegbeding op te nemen in het contract voor de serieuze tegenvallers.
Een ander voorbeeld van ‘Jammer, maar helaas’ is een algemeen geformuleerd concurrentiebeding in een tijdelijk contract. Daar heeft een werkgever niets aan, want uitgangspunt is dat een concurrentiebeding in een tijdelijk contract niet geldig is. Er is één uitzondering, namelijk als uit de schriftelijke motivering, die moet zijn opgenomen bij het concurrentiebeding, blijkt dat het beding noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dit is een zware toets en vergt een op maat gesneden formulering, specifiek voor de betreffende werknemer.
3. Werknemer boventallig? Dien alvast deel A van de ontslagaanvraag in bij het UWV
Als de functie van een werknemer komt te vervallen (en er geen herplaatsingsmogelijkheden zijn) dient de werkgever een ontslagvergunning aan te vragen bij het UWV, alvorens de arbeidsovereenkomst te kunnen opzeggen. Vaak komt de werkgever er met de werknemer uit met een beëindigingsovereenkomst, waarbij afspraken worden gemaakt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Dan is een procedure bij het UWV niet meer nodig. Maar het komt regelmatig voor dat een werknemer zich ziek meldt na het bericht dat hij of zij boventallig is en wordt ontslagen. Dat kan tot enorme vertraging leiden in de ontslagprocedure, omdat een arbeidsongeschikte werknemer ontslagbescherming geniet. En een arbeidsongeschikte werknemer zal doorgaans ook geen vaststellingsovereenkomst willen sluiten.
Deze vertraging kan worden voorkomen door een dag voorafgaande aan de mededeling aan de werknemer alvast deel A van de ontslagaanvraag (dat slechts enkele algemene gegevens bevat en dus simpel is op te stellen) in te dienen bij het UWV. Een eventuele ziekmelding door de werknemer, daags nadat de ontslagaanvraag is ingediend en door het UWV is ontvangen, zal niet leiden tot ontslagbescherming. Het is onze ervaring dat een werknemer in dat geval minder snel geneigd is tot (al dan niet strategische) ziekmelding en meer open staat voor een constructief overleg over een redelijke beëindigingsovereenkomst. Uiteindelijk is dat in het belang van beide partijen.
Dit zijn drie belangrijke tips aan de hand van onze dagelijkse praktijk. Voor vragen kunt u ons uiteraard altijd bellen – wij helpen u graag verder.